بعد المشاركة في التجارب الأولى كمتطوع، يتلاشى بسرعة كبيرة الحماس و تأثير التجارب الجديدة و يصبح من الصعب على أغلبية الجمعيات أن تجلب متطوعون ملتزمون لمدة طويلة.
كيف تنجح في الاحتفاظ بالمتطوعين، والحفاظ على حماسهم و شغفهم على أعلى مستوى، و خصوصا تشجيعهم على مضاعفة جهودهم؟
امنحهم " شعور بالانتماء " !
عمل المتطوع غير محدود زمنيا ولكنه جزء يتماشى مع رؤية الجمعية التي يلتزم بها. كل متطوع هو إضافة للجمعية التي يمثلها، و يجب أن يكون على علم بذلك.
لذلك يُنصح بما يلي :
- توزيع المتطوعين إلى مجموعات ووضع على رأس كل مجموعة قائدًا، غالبًا ما يكون الأكثر اجتهادًا أو أكثر أقدمية.
- التواصل بكل شفافية مع المتطوعين، قبل، أثناء و بعد كل نشاط، وبالتالي الحفاظ على شعورهم بالانتماء.
- شكر المتطوعين عن طريق الرسائل، و عبر الانترنيت (رسائل البريد الإلكتروني و شبكات التواصل الاجتماعي) و كذلك شفهياً، مع مدح مزاياهم.
جهود صغيرة لتحقيق عائدات استثمار ضخمة والتزام مضاعف.
ابتكروا في توزيع المهام
إذا كنت ستنظمون حملات لتنظيف الشواطئ، على سبيل المثال، فتأكدوا من أنه بعد بضعة اسابيع سيتعب أغلبية المتطوعين من التقاط مخلفات السجائر و القنينات البلاستيكية الفارغة. فإنه ينصح بتغيير طبيعة الأنشطة ويُنصح أيضًا بتنويع مهام المتطوعين.
قوموا بإحداث نظام تناوب حيث تتبادل عدة فرق الأدوار كل ساعة لتجنبهم الروتين. يمكنكم أيضًا، تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام شخصية صغيرة للتمييز بين عمل كل متطوع. فإن لا أحد يحب أن يشعر وكأنه عامل و لديه نفس المهام.
أخيرًا، ادفعوا بعض المتطوعين إلى الخروج من مناطق راحتهم لتطوير مهارات جديدة. لا تخافوا من استعجالهم، فهم عادة ما يكونون أكثر استعدادًا للتكيف مع المواقف غير المتوقعة.
قوموا بإنشاء نظام نقل
عادة ما يتخوف المتطوع الجديد في هذا المجال من كل شيء حوله، الأشخاص الذي لا يعرفهم، الوظيفة التي تم تكليفه بها، وكذلك المسؤولية الجديدة. يُنصح دائمًا بتكريس عدد قليل من المتطوعين ذوي الخبرة للترحيب بالوافدين الجدد، لكي يشرحوا لهم ما يجب القيام به، ولطمأنتهم قبل كل شيء.
إن عمل نقل المعرفة له فوائد كثيرة. فإن المتطوع العديم الخبرة يرى بسرعة شكوكه ومخاوفه تتلاشى. من ناحية أخرى، يتم إعطاء للمتطوع المتمرس مسؤوليات ومهام كبيرة، مما يزيد من ثقته بنفسه وشعوره بالانتماء. وتعرض الجمعية صورة لمنظمة تشارك في التنمية الشخصية لمتطوعيها.
أهم شيء هو إرضاء المتطوعين، وكذلك إرضاء المستفيدين، يجب أن يكون هذا من أولويات الجمعية!
اعتنوا بالمتطوعين وعبروا عن رضاكم لما يفعلونه، وسيظلون مخلصين لكم.
